Nuove regole tecniche per i documenti informatici
Sono state emanate, con il DPCM 13 novembre 2014 (pubblicato sulla G.U. n.8 del 12/1/2015) le nuove regole tecniche concernenti la formazione, la trasmissione e l’archiviazione in sicurezza dei documenti informatici, sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni, alle quali viene concesso il temine di 18 mesi per adeguarsi, in vista del cosiddetto “switch off” per il passaggio dalla documentazione cartacea a quella digitale.
Il decreto in questione, tra l’altro, richiama in premessa il “Codice dell'amministrazione digitale”, il “Codice in materia di protezione dei dati personali”, le “Misure urgenti per la crescita del Paese”, ed il Regolamento N°910/2014 del Parlamento Europeo in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
Negli allegati al testo vengono innanzi tutto stabilite le definizioni del glossario (allegato 1), e quindi le specifiche tecniche, relative ai formati dei files, scelti tra quelli che possono maggiormente garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione (allegato 2), le regole per la gestione e la conservazione sicura dei documenti informatici (allegato 3), ed infine le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione e dei metadati (allegati 4 e 5).
Il documento informatico può essere formato sia mediante redazione, tramite l'utilizzo di appositi strumenti software (ad esempio l’applicativo word per office), sia acquisito per via telematica o comunque su supporto informatico, oppure ancora tramite copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, registrazione informatica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente, od elaborazione di database.
Una delle caratteristiche del documento informatico è l’immodificabilita', in quanto deve essere garantito che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e la successiva conservazione.
Il documento, così formato e provvisto di sottoscrizione con firma digitale e di validazione temporale, può essere trasferito a soggetti terzi mediante posta elettronica certificata con ricevuta completa, memorizzato su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza, e riversato ad un sistema di conservazione per archiviarlo.
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Quindi, con tali presupposti, le pubbliche amministrazioni possono dare il via al processo di dematerializzazione degli atti amministrativi, al centro dell’azione di riforma della pubblica amministrazione da diverso tempo, per il quale è previsto il completamento e la gestione a regime nell’arco di un periodo massimo di 18 mesi.
E’ quindi auspicabile che l’attuazione del Decreto, oltre a consentire la definitiva eliminazione della carta negli atti, determini l’adozione di tecnologie innovative da parte degli uffici e semplifichi di conseguenza i rapporti con la pubblica amministrazione di cittadini ed imprese, che potranno fruire in modo trasparente ed in tempi ridotti dell’erogazione dei servizi disponibili.
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